137.020.41.2026

Zarządzenie nr 14

Prorektora ds. Collegium Medicum

z 25 czerwca 2026 roku

w sprawie: utworzenia Centralnego Rejestru Umów CM, zasad rejestracji umów w tym rejestrze oraz zasad eksportu danych do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych oraz § 203 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego zarządzam, co następuje:

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Niniejsze Zarządzenie określa zasady utworzenia oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Uniwersytecie Jagiellońskim – Collegium Medicum oraz rejestracji umów w tym rejestrze i zasad eksportu danych do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych w sposób umożliwiający realizację celów określonych w Ustawie o finansach publicznych.

2. Użyte w Zarządzeniu określenia oznaczają:

1) Uniwersytet – Uniwersytet Jagielloński w Krakowie;

2) Collegium Medicum, UJ CM – wydzieloną organizacyjnie i finansowo jednostkę Uniwersytetu, określoną w § 201 Statutu, nieposiadającą osobowości prawnej;

3) Centralny Rejestr Umów CM, CRU CM – rejestr umów zawieranych przez UJ CM lub w imieniu albo na rzecz UJ CM, prowadzony na zasadach wskazanych w niniejszym Zarządzeniu;

4) Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, CRU JSFP – rejestr, o którym mowa w art. 34a Ustawy;

5) JSFP – jednostkę sektora finansów publicznych w rozumieniu Ustawy;

6) Umowa – każdą umowę, porozumienie, aneks, list intencyjny, zamówienie i inne dokumenty sporządzone w postaci pisemnej lub elektronicznej, z których wynikają jakiekolwiek prawa lub zobowiązania UJ CM, w tym umowy podlegające rejestracji w CRU JSFP;

7) Umowy podlegające rejestracji w CRU JSFP – umowy zawarte przez UJ CM lub na rzecz UJ CM spełniające warunki określone w art. 34a Ustawy;

8) Kontrahent – każdy podmiot (w tym m.in. JSFP, przedsiębiorcę – niezależnie od formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej, osobę fizyczną, podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej, stowarzyszenie, fundację, podmiot zagraniczny), który zawiera Umowę objętą niniejszym Zarządzeniem;

9) Ustawa – ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

10) Ustawa PZP – ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;

11) Ustawa PSWiN – ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

§ 2

Centralny Rejestr Umów CM

1. W UJ CM tworzy się Centralny Rejestr Umów CM począwszy od dnia 1 lipca 2026 roku.

2. Rejestrację umów w CRU CM prowadzi się w sposób umożliwiający eksport niezbędnych danych do CRU JSFP począwszy od dnia 1 lipca 2026 roku.

3. Nadzór nad prowadzeniem CRU CM sprawuje Zastępca Kanclerza ds. CM.

§ 3

Zakres rejestracji w CRU CM

1. Wszystkie umowy zawierane przez UJ CM lub na rzecz UJ CM podlegają rejestracji w CRU CM, z zastrzeżeniem § 4.

2. Odpowiedzialność za prawidłową i kompletną rejestrację umów spoczywa na kierownikach jednostek organizacyjnych, które są merytorycznie odpowiedzialne za procedowanie tych umów zgodnie z postanowieniami aktów wewnętrznych obowiązujących w Uniwersytecie, w tym w szczególności z Regulaminem Organizacyjnym oraz Zarządzeniem nr 143 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 16 grudnia 2024 roku w sprawie zasad zawierania umów i porozumień przez Uniwersytet Jagielloński i Uniwersytet Jagielloński – Collegium Medicum.

3. Podpisana umowa podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów CM (CRU CM) przez jednostkę merytoryczną odpowiedzialną za przygotowanie umowy.

4. Nadzór w zakresie prawidłowej i kompletnej rejestracji umów pełnią wobec jednostek podporządkowanych odpowiednio: Prorektor ds. Collegium Medicum, Pełnomocnicy Prorektora ds. CM, Zastępca Kanclerza ds. CM oraz Zastępca Kwestora ds. CM, a w odniesieniu do:

1) wydziałów oraz jednostek poza- i międzywydziałowych – dziekani wydziałów, dyrektorzy i kierownicy tych jednostek;

2) Szkoły Doktorskiej Nauk Medycznych i Nauk o Zdrowiu – dyrektor szkoły.

§ 4

Wyłączenia

Rejestracji w CRU CM nie podlegają:

1) umowy o pracę (w tym także umowy o pracę w ramach rezydentury) oraz inne tzw. umowy prawa pracy, w tym umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy lub po jego ustaniu, umowy o powierzeniu wspólnej odpowiedzialności materialnej pracownikom, umowy o podnoszenie kwalifikacji przez pracownika, umowy dotyczące odbywania specjalizacji – rejestracji poza CRU CM dokonuje Centrum Spraw Personalnych CM;

2) umowy zawierane w związku z realizacją uprawnień wynikających z Regulaminu ZFŚS UJ CM – rejestracji poza CRU CM dokonuje Centrum Spraw Personalnych CM;

3) porozumienia trójstronne pomiędzy jednostkami UJ i UJ CM oraz pracownikami UJ CM dotyczące wykonywania obowiązków pracowniczych na rzecz jednostek UJ oraz porozumienia trójstronne pomiędzy jednostkami UJ i UJ CM oraz pracownikami UJ dotyczące wykonywania obowiązków pracowniczych na rzecz jednostek UJ CM – rejestracji poza CRU CM dokonuje Dziekanat właściwego Wydziału lub właściwa jednostka poza- lub międzywydziałowa;

4) ugody sądowe i pozasądowe wynikające ze sporów pomiędzy UJ CM a studentami lub doktorantami – rejestracji poza CRU CM dokonuje Zespół Radców Prawnych CM;

5) ugody sądowe i pozasądowe w zakresie dotyczącym spraw pracowniczych

– rejestracji poza CRU CM dokonuje Zespół Radców Prawnych CM;

6) umowy niepodlegające rejestracji z uwagi na powszechne przepisy prawa

lub z uwagi na zawarte w nich informacje niejawne – rejestracji poza CRU CM dokonuje Centrum Administracyjne CM.

§ 5

Zasady rejestracji w CRU CM

1. Osoba zatrudniona w UJ CM, wskazana przez kierownika jednostki organizacyjnej, odpowiedzialna za procedowanie umowy dokonuje rejestracji umowy w CRU CM niezwłocznie, w terminie nieprzekraczającym 10 dni od dnia jej zawarcia.

2. Za dzień zawarcia umowy uważa się dzień podpisania jej przez ostatnią ze stron.

3. CRU CM prowadzi się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, numeracja wpisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1.

4. Numer rejestrowy umowy jest nadawany automatycznie w formacie UJCM/nr kolejny/rok (UJCM/00000000/RRRR).

5. Numer rejestrowy nie jest tożsamy z numerem umowy nadawanym zgodnie z Instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Uniwersytecie.

6. W CRU CM wprowadza się:

1) rodzaj rejestrowanego dokumentu (umowa, porozumienie, list intencyjny, zamówienie mailowe itp.);

2) numer umowy, o ile został nadany (numer kancelaryjny, numer jednostki zewnętrznej);

3) datę zawarcia umowy;

4) status umowy (aktywna/nieaktywna), datę zmiany statusu umowy;

5) okres obowiązywania umowy (czas oznaczony lub nieoznaczony);

6) strony umowy (z przypisaniem do kategorii: JSFP, osoba fizyczna, przedsiębiorca);

7) informację o wyłączeniu jawności stron – przy czym zaznaczenie wyłączenia jawności wymaga podania jednostki redakcyjnej i tytułu aktu prawnego stanowiących podstawę prawną nieudostępnienia informacji (np.: art. 5 ust. 1, art. 5 ust. 2, art. 5 ust. 2a lub art. 5 ust. 2b ustawy o dostępie do informacji publicznej) oraz wskazania nazwy organu lub stanowiska osoby dokonującej wyłączenia jawności danej informacji;

8) przedmiot umowy (zgodnie z treścią umowy, opis przedmiotu umowy winien być krótki i zwięzły);

9) informację o wyłączeniu jawności przedmiotu umowy – dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach;

10) informację o wyłączeniu jawności kwoty umowy – dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach;

11) wartość umowy;

12) informację o wykorzystaniu środków z UE;

13) aktualizację informacji dotyczącej umowy oraz informację o podstawie tej aktualizacji (aneks do umowy, cesja, korekta danych, odstąpienie od umowy, rozwiązanie umowy, wypowiedzenie umowy, zmiana danych stron umowy, zmiana w zakresie wyłączenia jawności danych, inne) oraz datę, od której zaistniała przyczyna aktualizacji i zwięzły opis zakresu aktualizacji;

14) jednostkę merytoryczną odpowiedzialną za procedowanie umowy (jednostka wewnętrzna UJ CM);

15) informacje dodatkowe – zgodnie z potrzebami jednostki organizacyjnej (np. dodatkowe metadane, klasyfikację umów, dane niezbędne do sporządzania sprawozdań i raportów z jednostki);

16) imię i nazwisko osoby zatrudnionej w UJ CM sporządzającej dokument (osoba zatrudniona w jednostce merytorycznej);

17) imię i nazwisko osoby zatrudnionej w UJ CM rejestrującej dokument (dane zaczytują się automatycznie po zalogowaniu w systemie CRU CM);

18) skan (w formacie PDF) obustronnie podpisanej umowy lub plik PDF umowy podpisanej elektronicznie.

7. W CRU CM aneks do umowy rejestruje się w polu podstawa aktualizacji informacji wybierając opcję „aneks do umowy”.

8. Umowa rejestrowana ma status „w trakcie weryfikacji” do momentu jej akceptacji przez kierownika jednostki organizacyjnej odpowiadającej za rejestrację umowy lub osobę przez niego upoważnioną.

9. Po akceptacji umowy rejestrowanej uzyskuje ona status „zarejestrowana”.

§ 6

Wartość umowy

Wartość umowy w CRU CM oznacza się poprzez wpisanie kwoty umowy, wskazanej w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, określonej zgodnie z ustawą o finansach publicznych i aktami wykonawczymi, przy czym:

1) nie uwzględnia się podatku od towarów i usług;

2) w przypadku umów na czas nieoznaczony – należy wskazać wartość za 48 miesięcy obowiązywania umowy (obliczoną od daty rozpoczęcia jej wykonywania);

3) w przypadku umów barterowych – należy wskazać wartość środków, jaką UJ CM przeznacza na realizację umowy;

4) w przypadku umów zawierających w treści opcje lub wznowienia, należy uwzględnić ich wartość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;

5) w przypadku umów, których przedmiotem nie są usługi, dostawy lub roboty budowlane – należy wskazać wartość umowy wynikającą ze zobowiązań leżących po stronie UJ CM;

6) w przypadku umów wolontaryjnych lub innych umów nieodpłatnych – należy wskazać 0 zł („umowa bezkosztowa”);

7) w przypadku listów intencyjnych, które nie wywołują zobowiązań finansowych – należy wskazać 0 zł („umowa bezkosztowa”);

8) nie uwzględnia się kosztów zawarcia umowy (np. związanych z cłem).

§ 7

Uprawnienia do konta w systemie CRU

1. Użytkownik konta w systemie CRU CM może posiadać uprawnienia:

1) administratora ds. merytorycznych lub

2) administratora ds. technicznych lub

3) wprowadzającego informacje o umowie lub

4) rejestrującego lub

5) do wglądu do danych systemowych (z prawem pobierania danych).

2. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 1 nadawane są upoważnionym osobom zatrudnionym w Dziale Administracji CM. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2 nadawane są upoważnionym osobom zatrudnionym w Ośrodku Komputerowym CM decyzją Zastępcy Kanclerza ds. CM.

3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i pkt 4:

1) nadawane są automatycznie w systemie kierownikom jednostek merytorycznych odpowiedzialnych za realizację umowy;

2) decyzją kierowników jednostek merytorycznych odpowiedzialnych za realizację umowy mogą być nadawane wskazanym osobom zatrudnionym w tych jednostkach, z uwzględnieniem upoważnień do przetwarzania danych osobowych w UJ CM.

4. Kierownikowi jednostki organizacyjnej oraz wskazanym osobom zatrudnionym w tej jednostce zapewnia się uprawnienia do wglądu do danych systemowych, o których mowa w ust. 1 pkt 5, z ograniczeniem do umów zarejestrowanych przez jednostkę.

5. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 5 udzielane są także decyzją Prorektora ds. CM do wszystkich rejestrowanych umów:

1) wskazanym osobom zatrudnionym w UJ CM z własnej inicjatywy lub na wniosek Zastępcy Kanclerza ds. CM;

2) wskazanym osobom zatrudnionym w Kwesturze CM na wniosek Zastępcy Kwestora ds. CM;

3) radcom prawnym lub wskazanym osobom zatrudnionym w ZRP CM na wniosek Koordynatora Zespołu Radców Prawnych CM.

6. Obsługę techniczną systemu CRU CM zapewnia Ośrodek Komputerowy CM.

7. Nadanie uprawnień w systemie możliwe jest wyłącznie pod warunkiem posiadania przez osobę zatrudnioną w UJ CM stosownego upoważnienia do przetwarzania danych, w tym danych osobowych.

§ 8

Eksport danych z CRU CM do CRU JSFP

1. System CRU CM zapewnia eksport danych z CRU CM do CRU JSFP w zakresie określonym Ustawą o finansach publicznych oraz właściwymi przepisami wykonawczymi.

2. Eksport obejmuje umowy, które spełniają łącznie następujące warunki:

1) stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, tj. odpłatne umowy zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;

2) zostały zawarte w formie pisemnej (podpisanej podpisem zwykłym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym), dokumentowej (np. skan zamówienia opatrzony faksymile), elektronicznej (opatrzonej podpisem zaufanym) albo innej formie szczególnej (akt notarialny, forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym, forma pisemna z datą pewną).

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych zapewniają terminową rejestrację umów, które podlegają eksportowi do CRU JSFP.

4. Zarejestrowane umowy przez daną jednostkę organizacyjną trafiają do administratora ds. merytorycznych systemu CRU CM. Osoba zatrudniona w Dziale Administracji CM dokonuje weryfikacji umów, które zostaną przekazane do CRU JSFP.

5. Osoba posiadająca uprawnienia administratora ds. merytorycznych systemu CRU CM dokonuje eksportu danych do CRU JSFP.

6. Ośrodek Komputerowy CM zapewnia od strony technicznej eksport danych do CRU JSFP we właściwym formacie, codziennie o godz. 14:00 (chyba że jest to dzień wolny od pracy, w takim wypadku eksport danych następuje w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wolny).

§ 9

Postanowienia przejściowe i końcowe

1. Wszystkie jednostki organizacyjne UJ CM są zobowiązane od 1 lipca 2026 roku rejestrować zawarte umowy w CRU CM.

2. W przypadku aneksowania umowy zawartej przed dniem 1 lipca 2026 roku jednostka organizacyjna zobowiązana jest do wprowadzenia do CRU CM tej umowy wraz z wcześniejszymi aneksami, o ile takie zostały zawarte i umieszczenia w rejestrze aneksu zawieranego po tej dacie jako aktualizacji informacji dotyczącej umowy.

3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prorektor ds. Collegium Medicum

prof. dr hab. Maciej Małecki